Horeca

De toegevoegde waarde van het berekenen van inslag en verbruik

Inkoop en inslag berekenen in de horeca

Berekenen van verbruik en inslag kan kosten besparen
Als ondernemer in de horeca bent u trots op de gerechten die er in uw restaurant of café worden geserveerd. Vooral dat ene topgerecht is erg populair. Klanten komen er zelfs voor terug en u ziet uw omzet groeien. Maar waarom merkt u dat niet in de winst? Hoe kunt u berekenen wat er precies op elk gerecht of kopje koffie verdiend wordt?

De inkoopkosten van een gerecht

Uw kok is een ware vakman. Vol passie maakt hij de lekkerste schotels. Met de garnering maakt hij er oogstrelende plaatjes van. Uw klanten zijn er dol op. Zelfs van een simpel kopje cappuccino maakt hij een waar kunstwerk door er met cacaopoeder uw logo op te toveren. Al die extra garnering is prachtig om te zien, maar ongemerkt verlaagt het de winst op een gerecht. Want de kosten van dat takje peterselie over de soep en dat logo van cacaopoeder op de cappuccino zijn onmogelijk te berekenen. Ze zijn niet meegerekend in de inkoopkosten, waardoor u geen reëel beeld heeft van de winst.

Werkelijke inkoopkosten

Het berekenen van de werkelijke inkoopkosten, de inslag, lijkt ingewikkeld, maar feitelijk komt het neer op een paar eenvoudige rekensommetjes.

Allereerst berekent u de verbruikskosten:

Verbruik = beginvoorraad + inkoop – eindvoorraad

Hierbij is inkoop alles wat ingekocht is, inclusief de ingrediënten die over zijn en op voorraad gaan, plus de producten die niet in het gerecht verwerkt worden, zoals keukenpapier.

Bij de bereiding van een gerecht worden nog andere kosten gemaakt: personeelsmaaltijden, representatiekosten, privéverbruik, breuk en derving. Over de kostenpost derving en hoe je daarop kan besparen, krijgt u verderop meer uitleg.
Deze overige kosten brengt u in mindering op het verbruik.

Niet van alle ingrediënten kan de precieze inkoopprijs bepaald worden. Hiervan wordt in een gerecht een hele kleine hoeveelheid gebruikt. Dat zijn de hulpstoffen. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan kruiden en specerijen. Om de kosten van die hulpstoffen bij benadering op te nemen, worden de ingrediënten in de inkoopkosten verhoogd met 5%.

Inslag = verbruik – overige kosten + 5% van de ingrediënten

Het komt het neer op een paar eenvoudige rekensommetjes.

Werkelijk en normatief

De normatieve inslag is een inslagbedrag dat u van tevoren bepaalt. Het is een indicatie van wat het inslagbedrag maximaal mag bedragen. Alles wat daar boven zit, wordt lekkage genoemd. De lekkage kan veroorzaakt worden door derving, personeelsmaaltijden of privéverbruik. Maar diefstal kan bijvoorbeeld ook een oorzaak zijn.

Inslagpercentage berekenen

Als u het inslagbedrag voor alle gerechten afzonderlijk berekent, kan dat een goed beeld opleveren van welke gerechten het meest winstgevend zijn en welke gerechten u maar beter van de menukaart kan halen. Om inzicht te krijgen hoe u het doet in vergelijking met andere horecabedrijven, heeft u niets aan een inslagbedrag. Horecagelegenheden verschillen namelijk in omvang. Bij een groot restaurant met een hoge omzet en veel personeel in dienst, zal het inslagbedrag aanzienlijk hoger zijn dan bij een eetcafé met alleen een kok en serveerder. Daarom wordt het inslagbedrag omgerekend naar een percentage van de omzet. Een gouden regel voor de horeca is dat het inslagpercentage niet boven de 30% uit mag komen.

Inslagpercentage = inslagbedrag : omzet x 100

Een voorbeeld:

Een restaurant heeft een omzet gedraaid van € 160.000 exclusief btw. Het inslag bedrag is berekend op € 40.000.

Inslagpercentage = 40.000 : 160.000 x 100 = 25%

Dit restaurant heeft het dus goed gedaan.

Besparen op het inslagbedrag

Bij de meeste horecabedrijven kan het inslagbedrag een flink stuk omlaag gebracht worden door goed beleid. Een aantal zaken die het overwegen waard zijn, hebben we voor u op een rijtje gezet.

  • Bewustwording personeel – Keukenpersoneel beseft vaak niet dat een extra takje peterselie de winst van het gerecht naar beneden kan halen. De kok die zo enthousiast aan het garneren is, kan misschien hetzelfde effect krijgen als hij iets minder scheutig met de garnering is.
  • Goedkopere ingrediënten – Andere, goedkopere ingrediënten kunnen soms een verrassend goed effect op een gerecht hebben. Stimuleer de kok om hier over na te denken. Of misschien is een andere leverancier voordeliger.
  • Aanpassen inkoopprijs – Prijzen van leveranciers kunnen ongemerkt gestegen zijn. De inkoopprijs moet dan aangepast worden. U ziet dan meteen of uw verkoopprijzen nog reëel zijn. Veel kassasystemen kunnen gekoppeld worden aan uw leveranciers, zodat u altijd de actuele inkoopprijzen heeft. Vaak met een signaleringsfunctie als uw verkoopprijs herzien moet worden.
  • Menukaart aanpassen – Kijk eens kritisch naar uw menukaart. Gerechten met ingrediënten die snel bederven, kunt u misschien schrappen. Zeker als ze niet erg populair zijn.
  • Goede inrichting van de keuken – Een logische inrichting keukeninrichting kan wonderen doen. Als het personeel minder heen en weer hoeft te lopen, is de kans op ongelukjes kleiner. Bovendien werkt men prettiger, waardoor er minder fouten worden gemaakt.
  • Derving verlagen – Daar gaan we hieronder uitgebreid op in.

Besparen op derving

Ook derving is een kostenpost waar flink op bezuinigd kan worden. Derving is het weggooien van voedsel dat niet meer geschikt is voor consumptie. In de horeca in Nederland wordt gemiddeld zo’n 25-35% van het voedsel weggegooid. Met een paar simpele regels kunt u dat percentage voor uw bedrijf flink verlagen.

  • Slim inkopen – Koop niet teveel in.
  • Controleer leveringen – Weiger producten met een korte houdbaarheidsdatum of waarvan de verpakking beschadigd is.
  • Gerechten op elkaar afstemmen – Zet gerechten op de kaart met een aantal dezelfde ingrediënten.
  • Goed voorraadbeheer – Gebruik de oudste producten het eerst. Geef korting op gerechten met ingrediënten die bijna over de houdbaarheidsdatum zijn.
  • Restanten niet weggooien – Bewaar restproducten voor de volgende dag. Gebruik hiervoor het dagmenu.
  • Registratie – Op de meeste kassa’s zit een knop voor het registreren van derving. Maak gebruik van deze functie. Het maakt inzichtelijk welke producten vaak weggegooid worden.

In de meeste horecabedrijven is er veel te besparen op het inslagbedrag. Een goed kassasysteem of keukenmanagementsoftware kan daarbij een hulp zijn.

Jaspar Steenman

Eigenaar van KonaCom. Jarenlang werkzaam geweest in verschillende horeca ondernemingen in binnen- en buitenland.